Ustawa o rachunkowości nakazuje wszystkim podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą na sporządzenie polityki rachunkowości, w których trzeba określić, w jaki sposób będą prowadzone oraz przechowywane księgi rachunkowe.
Dzięki tej ustawie okres przechowywania dokumentacji księgowej jest znacznie krótszy niż ten wynikających z przepisów podatkowych. Dlatego by pogodzić prawo podatkowe oraz prawo bilansowe trzeba ustalić minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych na 6 lat od zakończenia roku obrotowego, za który to były sporządzone.
W przypadku przechowywania ksiąg rachunkowych należy je archiwizować, co najmniej przez 5 lat wynika to z Ustawy o rachunkowości. Okres przechowywania, którego księgi rachunkowe dotyczą trzeba liczyć od początku roku, który następuje po roku obrotowym.
Według Ustawy o Ordynacji Podatkowej podatnicy, którzy zobowiązani są do prowadzenia ksiąg podatkowych oraz dokumentów ich dotyczących zobowiązania są do przechowywania ich do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Chyba, że przepisy ustawy podatkowej nakazują inaczej. Termin upływu zobowiązań według omawianej Ustawy o Ordynacji podatkowe wynosi 5 lat, okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym okres płatności podatku upłynął.
Reasumując z omawianych przepisów wynika, że przepisy podatkowe nakazują dłużej przechowywać dokumenty księgowe niż przepisy wynikające z Ustawy o rachunkowości. Wskazane jest, aby dotrzymać terminów przechowywania ksiąg rachunkowych ustanowionych w prawie bilansowym oraz podatkowym, do końca dłuższego terminu. Wynika z tego, że minimalny okres przechowywania ksiąg wynosi 6 lat, które liczą się od zakończenia roku obrotowego, za który były sporządzone.
Nie tak dawno zmieniły się przepisy dotyczące długości przechowywania dokumentacji.
Całe szczeście dla wiekszych biur rachunkowych koszty magazynowania dokumentów były ogromne.
Czy od nowego roku coś w tej kwestii zmienia się?